Am 04. und 05.08 fand in Jakarta das sogenannte “2nd International Symposium on Probiotic and Prebiotic, as Funftional Foods for Human Health Promotion” statt. Dieses fand im Pan Pacific Hotel in Jakarta statt. Da wir unter anderem auch ein Inhaltsstoff herstellen, der prebiotische Eigenschaften hat, sollten wir also hier vertreten sein. Zwei unserer Mitarbeiter aus dem Office in Singapore wollten die Vorträge anhören, zwei Mitarbeiter aus Belgien und England waren slebst als Redner geplant. Meine Aufgabe war es daher eine Art Messestand auf einer Art Minimesse, die im Raum hinter dem Vortragssaal stattfinden sollte, zusammen mit unseren Kollegen aus Jakarta zu schmeißen.
Ich hatte im Vorfeld alles soweit geregelt, d. h. einen portablen Stand zu meinen Kollengen nach Jakarta geschickt mit samt Bröchuren, Produktproben und diverse Geschenke, die an die Kunden rausgegeben werden können. Zusätzlich hatte ich mit dem Veranstalter für Übernachtungen für alle anwesenden gesorgt. Auf Wunsch unserer englischen Mitarbeiterin habe ich ebenfalls einen pick-up Service vom und zum Flughafen mit dem Veranstalter geregelt (sie war nämlich der Meinung, dass es zu gefährlich sei (sic!) sich am Flughafen in Jakarta ein Taxi zu nehmen. Nicht dass ich 5 Wochen zuvor desöfteren mit dem Taxi gefahren bin und für keinen von uns aus Singapore so etwas vorgesehen war.) Der Veranstalter teilte mir mit, dass er dies über das Hotel regeln lässt, da dieses diesen Service ohnehin für seine Gäste anbietet und da unsere Übernachtung ebenfalls im Pan Pacific Hotel gebucht wurde, bot sich dies an.
Da das Symposium laut Agenda am Mittwoch Morgen 04.08 beginnen sollte, buchte ich bereits einen Flug am Dienstag morgen nach Jakarta und teilte den Kollegen in Jakarta mit, dass sie alles ins Hotel schicken sollen, so dass ich alles am Dienstag aufbauen kann sobald das Hotel dafür das ok gegeben hat. So hatte ich noch den ganzen Dienstag Zeit im Notfall Dinge organisieren zu können.
Ich landete um 08:30 in Jakarta und kam gegen 10 Uhr im Hotel in Jakarta an. Ich richtete mich in meinem Hotelzimmer ein und schaute mir die Örtlicheiten an, an denen unsere Stand aufgebaut werden sollte und an dem das Symposium stattfand. Außerdem erkundete ich mich an der Rezeption, ob die Packete (portabler Stand, Kundengeschenke, Brochürenhalter, Produktproben) für mich bereits angekommen sind. Man konnte mir hier nicht weiterhelfen und schickete mich in den 4. Stock zu einem anderen Mitarbeiter. Der konnte jedoch nicht wirklich Englisch und verstand wohl nur “package” und schickte mich an die Rezption. Wieder dort angekommen erkundigte ich mich erneut und man wollte mich wieder in den 4. Stock schicken. Allerdings sagt ich, dass ich da gerade herkomme und da keine Packete sind bzw. der Kollege mich nicht versteht. Man meinte dann, dass Lieferungen immer erst nach 13 Uhr erfolgen und ich daher später noch mal an der Rezeption anfragen soll (wozu wurde ich dann um 11:00 in den 4. Stock geschickt?).
Unsere Kollegin aus England sollte planmäßig um 10:40 landen und meiner Rechnung zufolge daher gegen ca. 12:15 im Hotel eintreffen. Ich wartete daher in der Lobby und habe mir die Zeit mit Lesen vertrieben. Als es allerdings so langsam auf 12:45 Uhr zuging und die Kollegin immer noch nicht eingetroffen war, fragte ich sicherheitshalber an der Rezeption nach ob man denn wüsste ob der pick-up bereits stattgefunden hat. Die Antwort “Sir, pick-up service was not arranged with us ” offenbarte zusammen mit den noch nicht eingetroffenen Packeten, dass dies durchaus noch zwei spannende Tage in Jakarta werden könnten.
Ich ging aufs Hotelzimmer, um die Nummer von unserer Englischen Kollegin zu erfragen, allerdings kam es dazu nicht, da ich, kaum in meinem Zimmer angekommen, einen Anruf von der Rezeption erhielt, dass meine Kollegin nun im Hotel eingetroffen ist und gerade am einchecken ist. Es stellte sich heraus, dass der Organisator des Symposiums (Ingrid Surono) einige Redner für das Symposium persönlich am Flughafen abgeholt hat ohne irgendwem bescheid zu sagen. Somit war ich und meine Kollegin zwar zunächst geschockt und überrascht, die Organisatorin hatte jedoch die Ruhe weg.
Ich erkundigte mich anschließend an der Rezeption nach einem nahegelegnen Foodcourt und meine Kollegin und ich gingen dort etwas essen. Er war nur ca. 5 Minuten zu Fuß vom Hotel entfernt. Dort haben wir dann einige locale Gerichte bestellt, darunter Gado Gado, ein Salat indonesischer Art mit Ernusssauce.
Wir waren gegen 14 Uhr zurück im Hotel und ich erkundigte mich erneut nach meinen Packeten. Das Spiel vom Vormittag wiederholte sich: Rezeption…4.Stock…nix verstanden…Rezeption…Packete kommen im 4. Stock an…4.Stock…vllt. im 3.Stock beim Kollege…3. Stock…Kollege weiß nicht worum es geht…vllt. weiß der andere Kollege im 4.Stock was…4.Stock…kann kein Englisch außer “Hello Sir, how can help you” (das ich nicht lache)…Rezeption. Ich teilte dann der Rezeption mit, dass sie es einfach lassen sollen nach den Packeten zu schauen. Allerdings haben sie auch von diesem Satz wieder nur “Package” verstanden und versicherten mir, dass sie weitersuchen werden. Ich ging auf mein Zimmer und versuchte meine Kollegen aus Jakarta zu erreichen, damit sie in Bahasa für mich sprechen können. Allerdings kamen diese gerade an, als ich in meinem Zimmer (10. Stock) zum Telefon greifen wollte. Also wieder runter…zu dem Zeitpunkt hätte mir wahrscheinlich keins meiner Hemden, die dabei hatte, mehr gepasst.
Ich weiß gar nicht, ob ich den indonesischen Kollegen überhaupt “Hallo” gesagt habe. Ich weiß nur noch, dass ich folgendes gesagt habe: “Could you please be so kind and ask the guy at the reception the following simple question: “Did they receive any shipment that is addressed to me?”". Die indonesischen Kollegen sagten mir dann, dass sie die Packete im Auto haben und nie ans Hotel geschickt haben. In dem Momemt wurde mir klar, dass die Mitarbeiter im Hotel wahrscheinlich überhaupt kein Wort von dem verstanden haben was ich wollte, sonst hätten sie nicht ewig gesucht (oder wie sucht man sonst was, was man nie erhalten hat?) Ich sah mich in meiner “Englisch hören können und Englisch verstehen können sind zwei paar Schuhe”-Theorie etwas bestätigt.
Zu dem Zeitpunkt wusste ich allerdings noch nicht, was mich noch erwarten sollte…
Da ja die Packete nun definitiv da waren, konnte man ja nun anfangen den Stand aufzubauen (Das war zumindest meine Idee). Wir gingen also an die Rezeption und ich erklärte meinen indonesischen Kollegen, dass ich die Packete aus ihrem Auto gerne an dem Ort hätte, wo wir den Stand laut Organisator aufbauen sollen. Meine Kollegen übersetzen nach Bahasa und 10 Minuten später war alles im 4. Stock …Ab jetzt ging es also vorwärts…Der Mitarbeiter des Hotels im 4. Stock (einer der den Anschein machte englisch sprechen zu können, zumindest anhand der Uniform die er anhatte gegenüber den anderen) zeigte uns wo wir den Stand aufbauen können. Es wurden noch paar Worte in Bahase gewechselt mit den Händen bissi rumgefummelt und dann war der exakte Ort festgelgt: Im Eingangsbereich direkt vorm Aufzug. Zur Info: der aufgebaute portable Stand hat eine Spannweite von ca. 3,50m. Dazu kommen Plakate und diverse andere Sachen. Ein Messenstand halt! Kurze Überschlagsrechnung liefert: Kann irgendwie nicht so richtig sein…Ich erkundigte mich, wo denn dann die anderen Aussteller ihren Stand aufbauen (geplante 5 andere), wenn wir ca. 80% des vorhandenen Platzes einnehmen. Meine Kollegen übersetzten…Gespräche in Bahasa folgten…Meine Kollege übersetzen die Antwort des Mitarbeiters: “Wenn wir den Stand kurz aufbauen wollen, können wir das ruhig machen, wenn uns die Entscheidung dadurch leichter fällt, ob wir in ihrem Hotel eine Konferenz halten wollen.”
WAS? Ich sagte, dass die kommenden zwei Tage in diesem Hotel ein Symposium stattfindet und wir bei diesem anwesend sind und neben uns 5 andere Unternehmen als Aussteller anwesend sind. Der Mitarbeiter sagte, dass in diesem Hotel kein Symposium stattfindet. An dem Punkt habe ich die Kollegen dann kurz verlassen und aus meinem Zimmer (10. Stock) meine Unterlagen geholt. Wieder im 4. Stock angekommen zeigt ich dem Mitarbeiter die Adresse von seinem Hotel für das er arbeitet mit dem Name des Symposiums inkl. eines Lageplan, auf dem eindeutig zu sehen ist, wo der Raum sein sollte, in dem die Unternehmen ihre Stände aufbauen können. All das half aber nicht weiter. Er war fest davon überzeugt, dass in diesem Hotel nichts stattfindet. Er untermauerte dies mit dem Hinweis, dass das Symposium in einem anderen “Pan Pacific” Hotel in Jakarta stattfindet. Selbst meine indonesischen Kollegen fingen nun an zu schmunzeln und die Stirn zu runzeln. Allerdings war ganz untem am Ende meiner Informationsseite der Name des Organisators erwähnt: “Ingrid Surono”. Und auf einmal war alles sonnenklar. Mir wurde klar, dass alles in diesem Hotel wahrscheinlich unter dem Name des Organisators lief und nie irgendjemand erfahren hat, welche Veranstaltung überhaupt stattfindet.
Wir wurden direkt in den 3. Stock ins noble “Executive Office” geführt und wurde gebeten kurz auf den Projektleiter des Projekts “Ingrid Surono” zu warten. Ab jetzt geht es vorwärts…Nach 30. Minuten rumsitzen kam dann endlich ein Herr in das Wartezimmer. 3 Minuten Gespräche in Bahasa. Meine Kollegen übersetzen: “Es ist nicht der richtige Ansprechpartner. Wir müssen uns noch etwas gedulden”. Nach weiteren 30 Minuten kam ein zweiter Herr (es war tatsächlich nicht der selbe noch mal…ein Fortschritt?) herein. er wusste worum es geht und hat uns – dreimal dürft ihr raten – in den 4. Stock geführt. Allerdings haben wir dann tatsächlich die Räumlichkeiten gezeigt bekommen und diese stimmten zu 100% mit dem Lageplan überein. Gegen 18 Uhr fingen wir dann an den Stand aufzubauen. Gegen 18:30 waren wir fertig und die indonesischen Kollegen fragten, wann sie morgen früh dann hier sein sollten, um mich zu unterstützen. Da es um 8:00 losgehen sollte sagte ich, dass ich um 7:30 Uhr da sein werde und es langt, wenn sie kurz vor 8 Uhr da sind.
Den Abend haben wir dann in der Hotelbar bei Essen und Trinken mit dem Kollege aus Belgien, der Kollegin aus England und zwei meiner Kollegen aus Singapore (darunter auch der Chef) ausklingen lassen.
Am nächsten morgen (Mittwoch 04.08) ging ich dann, nach dem Frühstück im Hotel, in den 4. Stock zu unserem Stand. Ich dachte mich trifft der Schlag! Unser Stand wurde in eine Parzelle gebaut, die am Abend davor nocht nicht da war. Für alle anderen Unternehmen war ebenfalls eine Parzelle errichtet worden. D.h. unser Stand wurde etweder getragen oder ab- und wieder aufgebaut. So sah er auch aus. Alles, aber auch wirklich alles, hing von krumm nach schepp. Also habe ich um 7:30 angefangen unseren Stand neu aufzubauen. Kein Problem die Kollegen sind ja 15 Minuten da zum helfen. Gegen 8:30 war ich dann fertig. Meschen waren aber weit und breit nicht zu sehen. Nicht schlecht für ein Symposium, dass um 8 Uhr beginnt. Um 9:30 kamen dann die Kollegen und es ging auch mit dem Symposium los. andere Unternehmen haben gegen 11 Uhr angefangen den Stand aufzubauen. Das war sogar gar nicht so blöd, denn der komplette Tag war bis auf zwei 15-minütige Kaffepausen und einer einstündigen Mittagspause von 8 bis 17 Uhr mit Vorträgen vollgepflastert. D.h. es gab nur 4 Möglichkeiten, wann überhaupt die Möglichkeit besteht, dass jemand an unseren Stand kommt:
- Kaffepause am Vormittag
- Mittagspause
- Kaffepause am Nachmittag
- Nach dem Vorträgen
ad 4: Da das Symposium erst um 9:30 losging wird es wohl auch länger dauern wie geplant und es wird kaum einer Lust haben um 18:30 noch an irgendwelche Stände zu gehen. Außerdem war von 19-22 Uhr ein gemeinsames Dinner vom Veranstalter geplant mit anschließender “Culture Night”.
ad 1 und 3: Da die Toiletten, sowie Kaffe und Häppchen gegen 10:00 in der Eingangshalle vorm Aufzug aufgebaut wurden (man erinnert sich wo uns angeboten wurde unseren Stand aufzubauen) und wir ja in einem Extrraum sind, kommt auf dem Weg zum Klo gar keiner an unseren Ständen vorbei! Und wo trinkt man den Kaffee? Richtig: Dort wo die Häppchen sind. Und wo die Häppchen sind und Kaffee getrunken wird, da sind Leute. Und wo Leute sind gehen andere Leute hin.
ad2: Scheint die einzige Möglichekit zu sein überhaupt jemandem anzutreffen.
Leider stellten sich meine um 10:00 angestellten Überlegungen als korrekt heraus. Wir standen bis auf die Zeit von 13-14 Uhr komplett alleine am Stand rum. Vereinzelt kamen ein Paar nach dem Mittagessen in den Extraraum, um sich die Ausstellungen der Unternehmen anzuschauen.
Ganz so schlimm war es allerdings auch nicht, denn so hatte ich am Mittwoch sehr viel Zeit die ab Donnerstag Abend anstehende Tour in Chiang Mai zu planen. Und das tat ich auch.
Das Dinner verlief ähnlich grandios. Wir waren alle pünktlich um 19 Uhr vor dem Saal zum dinieren. Kein Mensch weit und breit, kein Essen weit und breit. Allerdings war für ca. 100 Leute gedeckt als gäbe es ein 39-Gänge-Menü und jeder hatte bereits ein Glas Wasser auf dem Tisch und ca. 44 Kellner standen bereit. Wir entschieden uns zunächst ein Drink in der Hotelbar zu uns zu nehmen und um 19:30 noch mal in den 4. Stock zum Saal zu gehen. Allerdings hatten wir ein sehr interessantes Gespräch über die Franzosen in Belgien und so verging die Zeit. Gegen 20 Uhr bewegten wir uns dann in Richtung Aufzug. Mittlerweile waren ca. 11 Leute am Essen und es war ein Selbstbedienungsbuffet aufgebaut. Das Essen war relativ kalt, was natürlich unsere eigene Schuld ist, waren wir ja eine Stunde zu spät…Nachdem man sein Essen auf dem Teller hatte, musste man sich durch die herumstehenden Kellner kämpfen. Es gab 2 Tanzvorführungen und eine Gesagsvorführung, die gar nicht soo schlecht waren. Alles zusammen dauerte ca. 25 Minuten. Das muss wohl die “Culture Night” gewesen sein, da wir ab ca. 20:45 Uhr alleine im Saal saßen.
Zum Donnerstag gibt es nicht viel zu sagen. Gleiches Programm wie am Mittwoch nur andere Redner und evtl. andere Vorträge. Zumindest für uns hatte sich nichts verändert, außer das der Tag für mich um 11:30 zuende war, da ich bereits um 14 Uhr zurück nach Singapore fliegen musste, da ich ja bereits einen Flug nach Bangkok in einen 4-tägigen Urlaub gebucht hatte. Achja, eine Sache war noch anderes: Ich hatte die Kollegen diesmal für 7:30 Uhr bestellt…Sie kamen dann pünktlich um 9:30 Uhr und haben so nur 5 Minuten der Veranstaltung verpasst, die ja um grob vage 8 Uhr losging
– Verrücktes Land.
Knobelaufgabe:
- Da mein Flieger um 14 Uhr nach Singapore ging wurde mir von meinen indonesischen Kollegen aus Jakarta ans Herz gelegt, spätestens (sic!) um 11 Uhr das Symposium bzw. die Ausstellung zu verlassen, um meinen Flug rechtzeitig zu bekommen. Die Begründung hierfür war, dass der Verkehr in Jakarta extrem schlimm sei. Stau sei immer und überall möglich, insbesondere im Berufsverkehr. Selbst die Tatsache, dass ich im Berufsverkehr am Dienstagmorgen nur ca. 45 Minuten ins Hotel gebraucht habe, war nicht stichhaltig genug, erst gegen 11:30 Uhr das Hotel zu verlassen. Es muss spätestens 11 Uhr sein, weil der Verkehr so dermaßen schlimm ist.
- Das Gespräch hierüber fand am Dienstag Abend statt, nach dem der Stand aufgebaut wurde, ca. 18:30 Uhr.
- Die indonesischen Kollegen kamen am Mittwoch 2h zu spät.
- Die indonesischen Kollegen kamen am Donnerstag 2h zu spät.
Was war der Verspätungsgrund an beiden Tagen?
Ich weiß, mit Stau im Berufsverkehr hätte ja keiner der Kollegen rechnen können, hat man den ja jeden Tag, ne?
Ich bin übrigens um 11:30 Uhr erst gegangen und habe am Flughafen in Ruhe zu Mittag gegessen
Dummerweise konnte der Flieger am Ende dann sogar erst 20 Minuten zu spät geboarded werden.































